Estratégia

Home office: Desafios para a Gestão em times remotos

By abril 1, 2020 abril 11th, 2020 No Comments

A chegada do COVID-19 e sua disseminação relâmpago alarmou as autoridades do mundo inteiro, apesar da sua baixa taxa de mortalidade, cerca de 3,78% no total global [1], a preocupação dos com a não disseminação reside no fato de que a maioria dos sistemas de saúde entrariam em colapso para tratar a alta demanda de casos que surgiriam. Um artigo do The Washington Post de 14 de março cita a curva exponencial de expostos ao vírus nos Estados Unidos e apresenta uma simulação demonstrando o achatamento dessa possível curva se um cuidado simples fosse tomado, o distanciamento social. A Figura 1 mostra quatro situações simuladas pelos especialistas consultados pelo The Washington Post no artigo citado acima.

Figura 1 – Curvas de disseminação do Coronavírus [2]

Bom, mas se o tema desse artigo é sobre o home office, ou teletrabalho, por que estamos tratando de disseminação e formas de evitar a maior disseminação do COVID-19? Simples, diante do fato de que o distanciamento social ser uma forma extremamente barata e eficaz contra a disseminação desse vírus, governos e empresas decretaram que seus funcionários ficassem a maior parte do tempo possível em casa, shoppings reduziram o horário de funcionamento ou fecharam, repartições públicas estão trabalhando com um quantitativo reduzido de pessoas ou até mesmo em esquema de escala para que seja reduzida aglomeração nos órgãos, órgãos federais estão atendendo o público apenas duas vezes na semana, ou seja, todos os serviços estão sendo reduzidos visando evitar uma alta taxa de contaminação e, consequentemente, um colapso do serviço de saúde pública do país.

Dessa forma, todas as empresas que têm possibilidade de tal, estão fazendo com que seus funcionários trabalhem a partir de suas casas e o tema está sendo amplamente debatido no momento. Mas esse assunto não é nada novo, muito pelo contrário, discussões acerca dessa modalidade de trabalho surgiram a partir da década de 70, onde pesquisadores da Universidade do Sul da Califórnia levantaram dados acerca das necessidades tecnológicas que possibilitariam que funcionários  de grandes organizações trabalhem em escritórios próximos (não necessariamente em) a suas casas [3]. Já naquela época foi constatado que era possível, no entanto os custos envolvidos perante os benefícios gerados não tornavam a solução atrativa.

Obviamente, o avanço das tecnologias com o passar do tempo fez com que esse conceito se tornasse ainda mais forte, pois muitos profissionais, já há algum tempo, conseguem desenvolver seus papéis, tendo apenas um notebook e uma conexão com a internet. O teletrabalho traz muitas vantagens, tanto para a organização quanto para o empregado quanto para o empregador. Do ponto de vista da organização o teletrabalho proporciona um ganho de produtividade do colaborador, esse ganho pode estar atrelado a maleabilidade de horário, o trabalhador pode cumprir suas demandas a hora que for melhor para ele, sem contar que também foi demonstrado que em home office o trabalhador tem menos dias de ausência e comumente trabalham mais satisfeitos, o que também faz com que sua performance seja aumentada. Mas essa não é a única vantagem para a organização, pois há uma considerável redução nos custos de infraestrutura e pode também reduzir a rotatividade dos colaboradores [4].

Já do ponto de vista dos trabalhadores, essa modalidade oferece maior autonomia, redução de custos com mobilidade, flexibilidade de horários além de poder estar confortavelmente em sua casa, sem ter um código de vestimenta além de permitir um equilíbrio mais eficaz de demandas de trabalho com responsabilidades em casa [4].

Olhando dessa forma até parece que tudo é uma maravilha pra todos os lados, mas a realidade não é bem essa, existem muitos desafios que devem ser transpostos para que o esquema de teletrabalho seja efetivo. Dessa forma os gestores podem enfrentar problemas de comunicação, de comprometimento de colaboradores, uma falta de sinergia entre o(s) time(s) remoto(s), falta de engajamento, a diminuição do aprendizado cruzado entre colaboradores e o desafio de não serem capazes de monitorar as ações dos trabalhadores em teletrabalho.

Para se ter uma ideia da proporção de problemas que podem ocorrer com times remotos, Keith Ferrazzi cita dois estudos em um artigo escrito para a Harvard Business Review, onde o primeiro, desenvolvido em 2001 pelos professores Vijay Govindarajan e Anil Gupta, demonstra que 82% dos times estudados não atingiram seus objetivos e ainda 33%  se classificaram como amplamente malsucedidos. O segundo estudo analisa projetos de TI repassados a times remotos e foi conduzido pela Delloite em 2005, a consultoria descobriu que em 66% dos casos os times não cumpriram os requisitos exigidos pelo cliente [5]. Apesar desses dados negativos, o autor cita mais dois estudos com resultados otimistas, o primeiro deles demonstra que, quando bem gerenciados, equipes virtuais podem performar melhor que times que estão dentro do escritório e o segundo apresenta uma melhora de performance de até 43% em times remotos em comparação a grupos que trabalham no mesmo ambiente.

Para Tsedal Neeley a principal diferença entre os times que funcionam e aqueles que funcionam é o distanciamento social, cita que, colegas que se encontram geograficamente separados têm dificuldades em se conectar e se alinharem, diferentemente de equipes que trabalham no mesmo local, onde nível de distância social geralmente é baixo e, mesmo que eles tenham origens e backgrounds diferentes, as pessoas podem interagir formal e informalmente, se alinhar e criar confiança [6].

Então como podemos minimizar os fatores negativos causados pelo trabalho remoto e que fazem com que os times não performem bem?

Para responder essa pergunta temos que olhar para 04 fatores básicos: time, gestão, processos e procedimentos e tecnologia.

TIME

Todo gestor deve ter em mente que o mais importante para que seu projeto dê certo são as pessoas, afinal um time bem motivado e afinado tende a desenvolver um bom trabalho e entregar o solicitado de acordo com o esperado.

Uma pesquisa apresentada por Barbara Larson e Erin Makarius demonstra que habilidades de trabalho virtual, tais como capacidade de gerenciar proativamente as interações em meios virtuais, estabelecer normas de comunicação e demonstrar cooperação, aumentam a confiança das equipes e consequentemente seu desempenho. No entanto, a mesma pesquisa revela que apenas aproximadamente 30% das organizações capacita seus colaboradores nessas habilidades, focam apenas em treinamentos e habilidades técnicas e deixam de lado as habilidades interpessoais o que acaba por prejudicar o trabalho remoto [7]. Times virtuais de sucesso compartilham habilidades em comum como: boa habilidade de comunicação, inteligência emocional, habilidade para trabalhar de forma independente e são resilientes [5].

Sabendo disso temos que ter em mente que é preciso então prepara o time para o trabalho remoto antes de fazê-lo, se possível treinar em soft skills para que os colaboradores se tornem aptos ao trabalho remoto. Deve-se também passar ao time um senso de unidade, deixar claro que não há favorecimento dentro do time. O objetivo a ser alcançado deve é outro ponto que deve ser clarificado, todos têm que perceber o seu papel no atingimento das metas e saber o quão importantes são para isso. Nesse processo, a empatia é um fator fundamental, pois reduz o distanciamento social causado pela distância física, uma boa maneira de se fazer isso é promover momentos descontraídos nas reuniões, fazer com que o time se aproxime mesmo distantes.

GESTÃO

De nada adianta um time coeso e bem estruturado se a gestão for precária. Dessa forma é preciso que os gestores também saibam como lidar com os obstáculos, é preciso que saibam que existem grandes diferenças entre o trabalho com um time em um escritório e um trabalho com equipes virtualmente distribuídas.

O primeiro passo deve ser construir a confiança no time, entre seus membros e deles com sua liderança. Em trabalhos com equipes distribuídas podem existir duas situações: a primeira é trabalhar com times geograficamente distantes e que nunca se encontraram, um time global por exemplo; a segunda ocorre quando um time já trabalha junto em um escritório e, de repente, têm que trabalhar a partir de outros locais, escritórios de coworking, de sua própria casa, etc. No segundo caso esse processo é mais simples, pois quando times trabalham juntos tendem a dividir mais momentos pessoais e criar empatia e confiança uns nos outros, no entanto, com equipes que só se conhecem virtualmente é um caso mais complicado, como construir empatia e confiança em um time que nunca se viu?! Ao gestor cabe essa tarefa, então criar um ambiente onde as pessoas se sintam à vontade para que cada um conte um pouco de si, da sua rotina, que divida um pouco do seu background pode ser uma saída viável. Não existe uma maneira específica de se fazer isso, pode ser um bate papo antes das reuniões virtuais, pode ser falando sobre algum esporte, mas evite temas polêmicos, como política e religião. Tente criar um ambiente descontraído entre seus colaboradores, isso ajudará bastante.

Esteja sempre presente, demonstre que todos tenham acesso a você e que ninguém é favorecido, os colaboradores devem ter segurança de que podem contar com seu gestor a todo tempo. Deixe que eles saibam o que acontece na organização, compartilhe os objetivos estratégicos e deixe que eles saibam o quanto o trabalho deles influencia para o atingimento desses objetivos, faça com que saibam que seu papel é importante, mas também devem ter aguçado o seu senso de responsabilidade acerca do que desenvolvem em prol da organização.

Seja sempre claro com relação as metas e aos objetivos do time criando assim uma visão de propósito em comum. Estabeleça regras e diretrizes claras de comunicação. Sempre documente e envie ao time o que foi exposto em uma videoconferência ou reunião virtual, para que não haja dúvidas acerca do que é preciso ser feito. Em reuniões virtuais, sempre peça a opinião de algum colaborador, isso evita que percam o foco fazendo alguma outra coisa durante uma call ou videoconferência.

PROCESSOS E PROCEDIMENTOS

Devem ser criados processos e procedimentos para que o time com vistas a mitigar possíveis problemas que afetem o desempenho do time. Antes de cada reunião tire um tempo para criar uma atmosfera amigável e ao iniciar as reuniões sempre tenha a certeza de que todos do time estejam na mesma página, não deve haver nenhuma dúvida sobre qual assunto da reunião e as razões para aquela reunião, gaste no máximo 5 minutos para esse alinhamento prévio.

Nunca deixe que o time fique muito disperso, provoque diálogos e conflitos para envolver o time e planeje um tempo também para discussões. Debates são importantes e discussões normalmente são enriquecedoras, mas assuma o controle e não deixe que esse debate se estenda por muito tempo. Organize os diálogos, para que não se usem expressões idiomáticas, gírias e/ou referências culturais que possam não fazer sentido para algum membro do time. Defina a periodicidade das reuniões e, junto com todos, qual o melhor horário para se conectar.

Trabalhe com time boxes, defina o tamanho de cada espaço de tempo para uma determinada entrega do time, como uma Sprint. Crie OKRs (Objectives and Key Results), garantindo que as metas do time estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da organização. Utilize de KPIs (Key Performance Indicator) para acompanhar o progresso do time com relação ao objetivo que deve ser atingido.

Essas metas e métricas não devem ser punitivas, mas o time deve saber que o não atingimento é prejudicial, procure entender o que leva o time a não ter o desempenho esperado e trace um ou mais planos de ação para corrigir as falhas e colocar o time novamente nos trilhos.

TECNOLOGIA

Obviamente nenhum trabalho remoto ou virtual existe sem que a correta tecnologia esteja disponível. O gestor deve assegurar que existe a infraestrutura mínima necessária para que o time funcione. Todos possuem notebook? Todos têm condições de trabalhar a partir de suas casas? Os sistemas que são necessários para o trabalho estão disponíveis online?

Respondidas essas perguntas, deve-se definir como o time irá se comunicar, como serão feitas as reuniões, como o gestor acompanhará o progresso do time e também onde serão armazenados os documentos produzidos durante o projeto. Para cada tema existem diversas ferramentas, para todos os tamanhos de times e com diversos recursos. Se não houver uma ferramenta corporativa padrão para isso, defina sempre juntamente com o time pela opção que melhor atende a todos e que seja de mais fácil adaptação.

Mais do que nunca o mundo se vê obrigado a evoluir em ferramentas e formas de gestão virtuais para que consigam cumprir seus contratos, entregar seus produtos e/ou continuar a evoluir em direção aos objetivos estratégicos traçados. Com certeza a crise alavancada pelo COVID-19 nos fez mudar a forma de pensar em trabalho, nos forçou a aprender sobre as vantagens e desafios do trabalho remoto e, principalmente para nós gestores, sobre formas de motivar, engajar e liderar seus times. Acredito que mesmo que passada a crise atual nossa forma de ver o trabalho nunca mais voltará a ser como antes, afinal “A mente que se abre a uma nova ideia jamais voltará ao seu tamanho original” (Albert Einstein).

REFERÊNCIAS

 

[1]        “Taxa de mortalidade do coronavírus no mundo é de 3,74% | EXAME.” [Online]. Available: https://exame.abril.com.br/ciencia/taxa-de-letalidade-do-coronavirus-no-mundo-e-de-374/. [Accessed: 18-Mar-2020].

[2]        T. W. Post, “Why outbreaks like coronavirus spread exponentially, and how to ‘flatten the curve’ – Washington Post.” [Online]. Available: https://www.washingtonpost.com/graphics/2020/world/corona-simulator/. [Accessed: 18-Mar-2020].

[3]        J. M. Nilles, “Telecommunications and Organizational Decentralization,” IEEE Trans. Commun., vol. 23, no. 10, pp. 1142–1147, Oct. 1975, doi: 10.1109/TCOM.1975.1092687.

[4]        N. B. Kurland and D. E. Bailey, “The Advantages and Challenges of Working Here, There, Anywhere, and Anytime.”

[5]        K. Ferrazzi, “Getting Virtual Teams Right,” Harvard Business Review, 2014. [Online]. Available: https://hbr.org/2014/12/getting-virtual-teams-right. [Accessed: 20-Mar-2020].

[6]        T. Neeley, “Global Teams That Work,” Harvard Business Review, 2015. [Online]. Available: https://hbr.org/2015/10/global-teams-that-work. [Accessed: 20-Mar-2020].

[7]        E. E. Makarius and B. Z. Larson, “Changing the perspective of virtual work: Building virtual intelligence at the individual level,” Acad. Manag. Perspect., vol. 31, no. 2, pp. 159–178, May 2017, doi: 10.5465/amp.2014.0120.

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